الحياة اليومية

كيفية تحسين كفاءة سير العمل في مكتبك

لا يهم إذا عملنا من المنزل أو في المكتب ، غالبًا ما نجد أنفسنا نفقد التركيز ونكون أقل إنتاجية. هناك أسباب عديدة لذلك ، من عدم الإعجاب بالعمل الذي يجب أن نتعبه. ومع ذلك ، فإن أحد العوامل الرئيسية التي يمكن أن تؤدي إلى انخفاض في الدافع هو تنظيم سير العمل السيئ. فيما يلي بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك على تعزيز كفاءة سير العمل لعملك.

تحليل سير العمل الحالي الخاص بك

من المحتمل أنك لا تدرك حقًا عملية العمل التي تجري في شركتك. مع أخذ ذلك في الاعتبار ، تحتاج إلى معرفة أكبر قدر ممكن عن ذلك من خلال إنشاء قائمة تفصيلية بكل ما هو ضروري لعملك لتشغيله بسلاسة ودقة تحليله. إذا كان لديك عدة أقسام ، فيجب أن تعرف كيف يعمل كل منها. إذا كنت تقوم بعملية من شخص واحد ، فقم بسرد كل ما عليك القيام به في يوم واحد. ما تحتاج إلى معرفته هنا هو ما يجب القيام به على أساس يومي وما هي الأخطاء التي ترتكبها. استشر موظفيك وتحقق مما إذا كان لديهم أي ملاحظات أو اقتراحات يمكن أن تحسن سير العمل.

حدد المجالات التي يجب التركيز عليها

سيساعدك تحليل كل مهمة يجب القيام بها على تحديد المجالات الرئيسية التي تحتاج إلى التركيز عليها. بمجرد معرفة المجالات التي تفتقر إليها ، يجب أن تبحث عن طرق للتحسين. من خلال تحديد العوامل التي تؤثر على كفاءة عملياتك ، يجب أن يكون من الأسهل منع الانخفاضات المستقبلية في الإنتاجية. ربما تجد أن الأعطال في التواصل بين الموظفين تؤدي إلى أخطاء كبيرة وضياع للوقت. ربما بسبب تعليمات غير واضحة أو بيئة عمل غير سارة. من الضروري أن تكون على دراية بهذه القضايا من أجل التعامل معها بشكل مناسب.

قسّمها إلى مهام أصغر

في حالة ما إذا أظهرت نتائجك أن الموظفين منهمكون بكمية العمل التي عليهم التعامل معها بشكل يومي ، فأنت بحاجة إلى التفكير في تقسيم العملية بأكملها إلى خطوات أصغر يمكن إدارتها بشكل أكبر. حافظ على المهام بسيطة قدر الإمكان واحتفل بالانتصارات الصغيرة لأن ذلك سيشجع القوى العاملة لديك على البقاء منتجة.

حدد أولوياتك

بالإضافة إلى تقسيم عملية العمل إلى أجزاء أصغر ، تحتاج أيضًا إلى تحديد أولوياتك. بالنظر إلى مدى أهمية مهام معينة أكثر من غيرها ، يعني ترتيب المهام على مقياس من 1 إلى 10 أن الموظفين سيعرفون المهام التي يجب معالجتها أولاً. بمجرد الانتهاء من تلك ذات الأولوية القصوى ، لا ينبغي أن تكون المشاكل الأقل أهمية مشكلة حتى النهاية.

أتمتة العمليات الخاصة بك

لسبب ما ، تتجاهل الكثير من الشركات الفوائد العظيمة للتكنولوجيا. في الوقت الحاضر ، يمكن أتمتة الكثير من العمليات ، فلماذا لا تحقق أقصى استفادة منها؟ يمكن أن يكون للاعتماد على البرامج والتطبيقات لتبسيط سير العمل العديد من الامتيازات. على سبيل المثال ، كل شيء من الطابعات اللاسلكية التي يمكنك الاتصال باستخدامها التطبيقات على أجهزة Android الخاصة بك إلى التوقيعات الإلكترونية وملء الاستمارات تلقائيًا ، فإن طرق أتمتة عملياتك كثيرة بحيث ستوفر بالتأكيد بعض الوقت الثمين.

خلق بيئة ملهمة

خطوة أخرى يجب عليك اتخاذها لتحسين سير العمل هي إنشاء بيئة عمل أكثر إلهامًا ، إذا كان هذا هو سبب المشكلة. من تنفيذ تخطيط يبسط معظم العمليات والدمج الألوان المعروفة لتعزيز الإنتاجية، على طول الطريق لضمان عدم وجود صراعات في مكان العمل ، هناك الكثير من الأشياء للنظر فيها هنا. من المؤكد أن المكتب الذي يشجع الثقة وتبادل المشاكل سيجعل العمال أكثر إنتاجية. علاوة على ذلك ، تأكد من أن المساحة نظيفة ومرتبة لأن الفوضى ستؤثر سلبًا فقط على تركيز الموظفين وتؤدي إلى الأخطاء.

تحسين التواصل بين العمال

ذكرنا سابقًا أن سوء الاتصالات يمكن أن يلعب دورًا ضارًا في كفاءة سير العمل. هذا سبب رائع لبدء تحسين التواصل حول المكتب. على سبيل المثال ، يمكنك الاعتماد على العديد من الأنظمة الأساسية التي تسمح بالمراسلة ومعالجة المهام بسهولة. من Basecamp إلى Asana ، من Slack إلى Skype ، من السهل البقاء على اتصال والتأكد من أن كل شيء يسير وفقًا للخطة. حدد الطريقة المفضلة للتواصل وتأكد من أن كل موظف على علم بها ويعرف كيفية استخدامها. شجعهم على طلب توضيحات إذا كانوا غير متأكدين من مهمة معينة ولا يترددون في الاتصال برئيس للحصول على المساعدة. مجرد رسالة أو رسالتين يمكن أن توضح كل شيء بينما يمكن أن يؤدي سوء التواصل إلى نتائج كارثية.

باتباع الاقتراحات المذكورة أعلاه ، يجب أن تكون قادرًا على رؤية بعض التغييرات في سير عمل المكتب والمخرجات. ومع ذلك ، إذا لم يكن ذلك كافيًا ، فأنت بحاجة إلى مراجعة إستراتيجيتك وصقلها حتى تجد نهجًا يناسبك ومع مؤسستك.

مشرف

إضافة تعليق

انقر هنا لإضافة تعليق