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So verbessern Sie die Workflow-Effizienz in Ihrem Büro

Es spielt keine Rolle, ob wir von zu Hause oder im Büro aus arbeiten, wir verlieren oft den Fokus und sind weniger produktiv. Es gibt viele Gründe dafür, dass wir den Job nicht mögen und einfach müde sein müssen. Ein wichtiger Faktor, der zu einer Verringerung der Motivation führen kann, ist jedoch eine schlechte Workflow-Organisation. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, mit denen Sie die Workflow-Effizienz Ihres Unternehmens steigern können.

Analysieren Sie Ihren aktuellen Workflow

Möglicherweise sind Sie sich des Arbeitsprozesses in Ihrem Unternehmen nicht wirklich bewusst. Vor diesem Hintergrund müssen Sie so viel wie möglich darüber lernen, indem Sie eine detaillierte Liste aller Elemente erstellen, die für einen reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens erforderlich sind, und diese gründlich analysieren. Wenn Sie mehrere Abteilungen haben, müssen Sie wissen, wie jede von ihnen funktioniert. Wenn Sie eine Ein-Personen-Operation durchführen, listen Sie alles auf, was Sie an einem Tag tun müssen. Was Sie hier herausfinden müssen, ist, was täglich getan werden muss und welche Fehler Sie gemacht haben. Konsultieren Sie Ihre Mitarbeiter und prüfen Sie, ob sie Feedback oder Vorschläge haben, die den Workflow verbessern können.

Identifizieren Sie die Bereiche, auf die Sie sich konzentrieren möchten

Die Analyse jeder zu erledigenden Aufgabe hilft Ihnen dabei, Schlüsselbereiche zu identifizieren, auf die Sie sich konzentrieren müssen. Sobald Sie wissen, in welchen Bereichen Sie fehlen, sollten Sie nach Verbesserungsmöglichkeiten suchen. Indem Sie die Faktoren identifizieren, die die Effizienz Ihres Betriebs beeinflussen, sollte es einfacher sein, zukünftige Produktivitätsverluste zu verhindern. Vielleicht stellen Sie fest, dass Kommunikationsstörungen zwischen den Mitarbeitern zu großen Fehlern und Zeitverlust führen. Vielleicht liegt es an unklaren Anweisungen oder ein unangenehmes Arbeitsumfeld. Es ist wichtig, sich dieser Probleme bewusst zu sein, um sie angemessen behandeln zu können.

Teilen Sie es in kleinere Aufgaben auf

Wenn Ihre Ergebnisse zeigen, dass die Mitarbeiter mit der Menge an Arbeit, die sie täglich erledigen müssen, überfordert sind, müssen Sie darüber nachdenken, den gesamten Prozess in kleinere Schritte zu unterteilen, die überschaubarer sind. Halten Sie Aufgaben so einfach wie möglich und feiern Sie kleine Siege, da dies Ihre Mitarbeiter dazu ermutigt, produktiv zu bleiben.

Setzen Sie Ihre Prioritäten

Sie müssen nicht nur den Arbeitsprozess in kleinere Teile aufteilen, sondern auch Ihre Prioritäten festlegen. Angesichts der Tatsache, dass bestimmte Aufgaben wichtiger sind als andere, bedeutet die Einstufung von Aufgaben auf einer Skala von 1 bis 10, dass die Mitarbeiter wissen, welche Aufgaben zuerst zu erledigen sind. Sobald diejenigen mit der höchsten Priorität erledigt sind, sollten die weniger wichtigen kein Problem mehr sein.

Automatisieren Sie Ihre Prozesse

Aus irgendeinem Grund übersehen viele Unternehmen die großen Vorteile der Technologie. Heutzutage können viele Prozesse automatisiert werden. Warum also nicht das Beste daraus machen? Das Verlassen auf Software und Apps zur Optimierung des Workflows kann viele Vorteile haben. Zum Beispiel alles von drahtlosen Druckern, mit denen Sie eine Verbindung herstellen können Anwendungen auf Ihren Android-Geräten Bei elektronischen Signaturen und dem automatischen Ausfüllen von Formularen gibt es zahlreiche Möglichkeiten zur Automatisierung Ihrer Vorgänge, sodass Sie mit Sicherheit wertvolle Zeit sparen.

Schaffen Sie eine inspirierende Umgebung

Ein weiterer Schritt, den Sie unternehmen sollten, um den Workflow zu verbessern, ist die Schaffung einer inspirierenderen Arbeitsumgebung, wenn dies die Probleme verursacht. Von der Implementierung eines Layouts, das die meisten Prozesse rationalisiert, bis hin zur Integration Farben, von denen bekannt ist, dass sie die Produktivität steigernUm sicherzustellen, dass es am Arbeitsplatz keine Konflikte gibt, sind hier viele Dinge zu beachten. Ein Büro, das Vertrauen fördert und Probleme teilt, wird die Mitarbeiter sicherlich produktiver machen. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Raum sauber und ordentlich ist, da Unordnung die Konzentration der Mitarbeiter nur beeinträchtigt und zu Fehlern führt.

Verbesserung der Kommunikation zwischen den Arbeitnehmern

Wir haben bereits erwähnt, dass Missverständnisse eine nachteilige Rolle für die Effizienz des Workflows spielen können. Dies ist ein guter Grund, die Kommunikation im Büro zu verbessern. Verlassen Sie sich beispielsweise auf verschiedene Plattformen, die eine einfache Nachrichtenübermittlung und Aufgabenverwaltung ermöglichen. Von Basecamp bis Asana, von Slack bis Skype ist es einfach, in Kontakt zu bleiben und sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft. Legen Sie die bevorzugte Art der Kommunikation fest und stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter sich dessen bewusst ist und weiß, wie er es verwendet. Ermutigen Sie sie, um Klarstellung zu bitten, wenn sie sich bei einer bestimmten Aufgabe nicht sicher sind, und zögern Sie nicht, sich an einen Vorgesetzten zu wenden, um Hilfe zu erhalten. Nur ein oder zwei Nachrichten könnten alles klarstellen, während Missverständnisse zu katastrophalen Ergebnissen führen können.

Wenn Sie den oben genannten Vorschlägen folgen, sollten Sie in der Lage sein, einige Änderungen im Office-Workflow und in der Ausgabe zu sehen. Wenn dies jedoch nicht ausreicht, müssen Sie Ihre Strategie überarbeiten und verfeinern, bis Sie einen Ansatz gefunden haben, der für Sie und Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

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