Lifestyle

Πώς να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα της ροής εργασιών στο γραφείο σας

Δεν έχει σημασία αν δουλεύουμε από το σπίτι ή από ένα γραφείο, συχνά χάνουμε εστίαση και είναι λιγότερο παραγωγικοί. Υπάρχουν πολλοί λόγοι γι 'αυτό, από το να μην αρέσει η εργασία που πρέπει απλά να κουραστεί. Ωστόσο, ένας σημαντικός παράγοντας που μπορεί να οδηγήσει σε μείωση του κινήτρου είναι η κακή οργάνωση ροής εργασιών. Παρακάτω παρατίθενται ορισμένες συμβουλές που μπορούν να σας βοηθήσουν να ενισχύσετε την αποτελεσματικότητα της ροής εργασίας της επιχείρησής σας.

Αναλύστε την τρέχουσα ροή εργασίας σας

Οι πιθανότητες είναι ότι δεν γνωρίζετε πραγματικά τη διαδικασία εργασίας που συνεχίζεται στην εταιρεία σας. Με αυτό κατά νου, θα πρέπει να μάθετε όσο μπορείτε για αυτό κάνοντας μια λεπτομερή λίστα με όλα όσα είναι απαραίτητα για την επιχείρησή σας να τρέξει ομαλά και να το αναλύσει διεξοδικά. Αν έχετε πολλά τμήματα, πρέπει να ξέρετε πώς λειτουργεί καθεμιά από αυτές. Εάν είστε επιχείρηση ενός προσώπου, καταχωρίστε όλα όσα πρέπει να κάνετε σε μια μέρα. Αυτό που πρέπει να καταλάβετε εδώ είναι τι χρειάζεται να κάνετε σε καθημερινή βάση και ποια λάθη έχετε κάνει. Συμβουλευτείτε τους υπαλλήλους σας και δείτε εάν έχουν οποιαδήποτε σχόλια ή προτάσεις που μπορούν να βελτιώσουν τη ροή εργασίας.

Προσδιορίστε τις περιοχές στις οποίες πρέπει να εστιάσετε

Η ανάλυση κάθε εργασίας που πρέπει να γίνει θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε βασικούς τομείς στους οποίους θα πρέπει να εστιάσετε. Μόλις μάθετε σε ποιες περιοχές λείπεις, θα πρέπει να αναζητήσετε τρόπους βελτίωσης. Με τον προσδιορισμό των παραγόντων που επηρεάζουν την αποτελεσματικότητα των λειτουργιών σας, θα πρέπει να είναι ευκολότερο να αποτρέψετε μελλοντικές μειώσεις στην παραγωγικότητα. Ίσως διαπιστώσετε ότι οι καταστροφές στην επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων έχουν ως αποτέλεσμα μεγάλα λάθη και απώλεια χρόνου. Ίσως οφείλεται σε ασαφείς οδηγίες ή ένα δυσάρεστο περιβάλλον εργασίας. Είναι ζωτικής σημασίας να γνωρίζουμε αυτά τα θέματα, προκειμένου να τα αντιμετωπίσουμε καταλλήλως.

Σπάστε το σε μικρότερες εργασίες

Σε περίπτωση που τα αποτελέσματά σας δείξουν ότι οι εργαζόμενοι είναι συγκλονισμένοι με το ποσό της εργασίας που πρέπει να αντιμετωπίσουν σε καθημερινή βάση, θα πρέπει να σκεφτείτε να σπάσετε ολόκληρη τη διαδικασία σε μικρότερα βήματα που είναι πιο εύχρηστα. Διατηρήστε τις εργασίες όσο το δυνατόν πιο απλές και γιορτάστε τις μικρές νίκες, καθώς αυτό θα ενθαρρύνει το εργατικό σας δυναμικό να παραμείνει παραγωγικό.

Ορίστε τις προτεραιότητές σας

Εκτός από τη σπάσιμο της διαδικασίας εργασίας σε μικρότερα κομμάτια, πρέπει επίσης να ορίσετε τις προτεραιότητές σας. Βλέποντας το πώς ορισμένα καθήκοντα είναι πιο σημαντικά από άλλα, η ταξινόμηση αναθέσεων σε κλίμακα από 1 έως 10 σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι θα γνωρίζουν ποια καθήκοντα πρέπει να αντιμετωπίσουν πρώτα. Από τη στιγμή που θα γίνουν τα άτομα με την υψηλότερη προτεραιότητα, τα λιγότερο σημαντικά δεν πρέπει να είναι ένα πρόβλημα να τελειώσουμε.

Αυτοματοποιήστε τις διαδικασίες σας

Για κάποιο λόγο, πολλές εταιρείες παραβλέπουν τα μεγάλα οφέλη της τεχνολογίας. Σήμερα, πολλές διαδικασίες μπορούν να αυτοματοποιηθούν, οπότε γιατί να μην αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό; Η εμπιστοσύνη στο λογισμικό και τις εφαρμογές για τη βελτιστοποίηση της ροής εργασίας μπορεί να έχει πολλά προνόμια. Για παράδειγμα, όλα από ασύρματους εκτυπωτές που μπορείτε να συνδεθείτε στη χρήση εφαρμογές στις συσκευές σας Android στις ηλεκτρονικές υπογραφές και στην αυτόματη συμπλήρωση των εντύπων, οι τρόποι αυτοματοποίησης των λειτουργιών σας αφθονούν, έτσι σίγουρα θα εξοικονομήσετε πολύτιμο χρόνο.

Δημιουργήστε ένα περιβάλλον εμπνευσμένο

Ένα άλλο βήμα που πρέπει να ακολουθήσετε για να βελτιώσετε τη ροή εργασίας είναι να δημιουργήσετε ένα πιο εμπνευσμένο εργασιακό περιβάλλον, αν αυτό προκαλεί τα ζητήματα. Από την εφαρμογή μιας διάταξης που εξομαλύνει τις περισσότερες διαδικασίες και ενσωματώνει χρώματα που είναι γνωστό ότι αυξάνουν την παραγωγικότητα, σε όλη τη διαδρομή για να εξασφαλιστεί ότι δεν υπάρχουν συγκρούσεις στο χώρο εργασίας, υπάρχουν πολλά πράγματα που πρέπει να εξετάσετε εδώ. Ένα γραφείο που ενθαρρύνει την εμπιστοσύνη και την ανταλλαγή προβλημάτων είναι βέβαιο ότι θα κάνει τους εργαζόμενους πιο παραγωγικούς. Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι ο χώρος είναι καθαρός και τακτοποιημένος, καθώς η ακαταστασία θα επηρεάσει αρνητικά τη συγκέντρωση των εργαζομένων και θα οδηγήσει σε λάθη.

Βελτίωση της επικοινωνίας μεταξύ των εργαζομένων

Αναφέρθηκε προηγουμένως ότι οι κακές επικοινωνίες μπορούν να διαδραματίσουν αρνητικό ρόλο στην αποτελεσματικότητα της ροής εργασίας. Αυτός είναι ένας πολύ καλός λόγος για να ξεκινήσετε τη βελτίωση της επικοινωνίας γύρω από το γραφείο. Για παράδειγμα, βασιστείτε σε διάφορες πλατφόρμες που επιτρέπουν την εύκολη ανταλλαγή μηνυμάτων και χειρισμού εργασιών. Από το Basecamp μέχρι το Asana, από το Slack μέχρι το Skype, είναι εύκολο να παραμείνετε σε επαφή και να διασφαλίσετε ότι όλα θα πάνε σύμφωνα με το σχέδιο. Καθιέρωση του προτιμώμενου τρόπου επικοινωνίας και διασφάλισης ότι κάθε εργαζόμενος το γνωρίζει και ξέρει πώς να το χρησιμοποιήσει. Ενθαρρύνετε τους να ζητήσουν διευκρινίσεις εάν δεν είναι σίγουροι για ένα συγκεκριμένο έργο και δεν διστάζουν να προσεγγίσουν έναν ανώτερο για βοήθεια. Μόνο ένα ή δύο μηνύματα θα μπορούσαν να διευκρινίσουν τα πάντα, ενώ η κακή επικοινωνία μπορεί να οδηγήσει σε καταστροφικά αποτελέσματα.

Ακολουθώντας τις παραπάνω προτάσεις, θα πρέπει να μπορείτε να δείτε κάποιες αλλαγές στη ροή εργασιών και την έξοδο γραφείου. Ωστόσο, αν αυτό δεν είναι αρκετό, θα πρέπει να αναθεωρήσετε και να βελτιώσετε τη στρατηγική σας μέχρι να βρείτε μια προσέγγιση που λειτουργεί καλύτερα για εσάς και τον οργανισμό σας.

Σχετικά με τον Συγγραφέα

διαχειριστής

Προσθήκη σχολίου

Κάντε κλικ εδώ για να δημοσιεύσετε ένα σχόλιο