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Cómo organizar una reunión virtual productiva

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Incluso cuando las empresas vuelven a abrir, es necesario adherirse al distanciamiento social y a las medidas de autoaislamiento para frenar la propagación del coronavirus. Esto significa que prácticas como trabajar de forma remota están destinadas a convertirse en la nueva normalidad. Si bien muchas empresas ya han aceptado la idea, a los empleadores les resulta difícil mantener a los empleados motivados y unidos a pesar de estar separados físicamente.

Las reuniones virtuales han ayudado a resolver este problema, pero pueden ser un factor decisivo en todos los aspectos de una fuerza laboral remota, ya que factores como la satisfacción laboral y la productividad están en juego. Expertos tenga en cuenta que muchos gerentes tratan a los equipos virtuales como una fuerza laboral regular; No debería ser el caso. Los equipos remotos son diferentes; por lo tanto, los gerentes deben tomar medidas específicas para garantizar que los niveles de productividad sigan siendo altos. Así es cómo:

¿Qué es una reunión virtual?

Es una reunión que ocurre en línea donde cada participante asiste de forma remota. Es posible a través de herramientas de videoconferencia como Zoom, Skype, Hangouts de Google, ezTalks Cloud Meeting ya que las plataformas permiten compartir video, audio y pantalla para una mejor colaboración y participación. Si bien las reuniones carecen de señales sociales cara a cara que pueden presentar algunas barreras para la comunicación natural, muchas compañías han encontrado que las reuniones virtuales son tan productivas como las reuniones en persona.

Configurar una reunión virtual

Desea programar las reuniones desde el principio para que todos tengan la oportunidad de prepararse. Esto significa enviar la palabra a todos sus empleados para determinar el mejor momento para iniciar las reuniones. Confirme los detalles enviando una invitación de calendario e incluya el enlace generado junto con el código de acceso requerido para unirse a la reunión.

Romper el hielo

Las reuniones virtuales pueden ser intimidantes, especialmente para quienes usan herramientas de videoconferencia por primera vez. Esto se debe a que los equipos necesitan aprender diferentes tecnologías rápidamente y sus curvas de aprendizaje difieren. Romper el hielo permite a los equipos calentar las cosas antes de embarcarse en la agenda principal. También es una excelente oportunidad para que los asistentes comprueben si su audio funciona correctamente y se pone al día. El gerente puede solicitar la ayuda de un soporte de TI administrado para ayudar a los participantes a abordar cualquier problema técnico que pueda surgir para reducir las interrupciones.

Comunicar las reglas básicas

Una reunión virtual es un nuevo entorno para todos, de ahí la necesidad de establecer reglas básicas para garantizar que las reuniones se desarrollen sin problemas. Aquí hay algunos factores a considerar:

  • Audio: la mejor práctica es permanecer en silencio durante una reunión virtual a menos que desee comentar o hacer una pregunta para evitar que el ruido de fondo se convierta en una distracción
  • Video: los asistentes deben usar el video solo para reuniones. De esta manera, puede interactuar mejor con los participantes mediante la comunicación no verbal.
  • Etiqueta: Deliberar las expectativas de etiqueta de la reunión para promover el orden. La dirección más común es el uso de dispositivos móviles, comer durante las reuniones, verificar notificaciones, alejarse de su escritorio, entre otros.
  • Indique a los demás cuando termine de hablar: es difícil comunicar tales señales en una reunión virtual, por lo tanto, dejar en claro a los demás participantes cuando terminen de hablar es importante. Puede pasar al siguiente punto, llamar a la siguiente persona para hablar o hacer preguntas.

Diseñe la estructura sobre cómo espera que los participantes se involucren

Una reunión virtual es diferente de una reunión en persona, ya que los equipos ya no pueden confiar en los sistemas de comunicación convencionales. Por lo tanto, los gerentes deben establecer un plan que los participantes puedan seguir durante las conversaciones en una reunión virtual. Estas estrategias deberían ser útiles:

  • Levantando su mano virtual: las aplicaciones como Zoom tienen una función de 'levantar la mano' que los participantes pueden usar para hacer una pregunta o comentario. Si organiza una reunión grande, solicite a los participantes que usen dichas herramientas
  • Entrar: también puede permitir que los participantes salten a la conversación. Asegúrese de que todos participen para evitar crear una reunión de una persona
  • Función de chat: si hace preguntas, los participantes pueden proporcionar respuestas en el chat para ayudarlo a escuchar las respuestas de un grupo grande

Celebrar reuniones cortas y eficientes

Las reuniones remotas son más eficientes cuando se llevan a cabo en un período corto porque los equipos se esfuerzan por aprovechar al máximo la reunión. Además, la agenda de la reunión se ha comunicado por adelantado, por lo que las personas vienen preparadas para trabajar juntas. Evite invitar a personas adicionales a la reunión. Si necesita el consejo de un experto, pídales que estén de guardia y evite involucrarlos durante la reunión.

Tecnologías comunes de reuniones virtuales

Se ha desarrollado una gama de plataformas de reuniones virtuales, dado el rápido aumento de las empresas que trabajan de forma remota. Algunos ofrecen pruebas gratuitas que le permiten probarlas antes de suscribirse a sus planes. Aquí hay algunos:

Zoom

La plataforma ofrece una oportunidad para el libre flujo de información, lo cual es imprescindible para mantener comprometida a una fuerza de trabajo remota. La versión de pago aloja hasta 1000 participantes, pero si tiene un equipo más pequeño, puede usar la versión gratuita. La aplicación tiene características como pizarras virtuales, grabaciones de audio, sesiones de tiempo limitado y videollamadas gratuitas.

GoToMeeting

La plataforma cuenta con video de alta definición y audioconferencia, y funciones para compartir pantalla para usuarios móviles y de escritorio. Es útil mientras viaja, ya que permite a los participantes lanzar y organizar reuniones a través de teléfonos inteligentes; Una característica que los proveedores rivales no ofrecen.

Flojo

Se utiliza principalmente para fomentar la comunicación entre los empleados. Slack tiene una funcionalidad de mensajería que ayuda a minimizar la gran cantidad de correos electrónicos enviados entre colegas. Además, le permite crear permisos continuos para que los empleados hablen sobre temas no discutidos durante las reuniones de video.

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