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Comment améliorer l'efficacité du flux de travail dans votre bureau

Peu importe que nous travaillions à domicile ou dans un bureau, nous nous retrouvons souvent à perdre le focus et à être moins productifs. Il y a plusieurs raisons à cela, de ne pas aimer le travail que nous avons à être simplement fatigué. Cependant, un mauvais facteur qui peut entraîner une diminution de la motivation est une mauvaise organisation du flux de travail. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à améliorer l'efficacité du flux de travail de votre entreprise.

Analysez votre flux de travail actuel

Les chances sont que vous n'êtes pas vraiment au courant du processus de travail qui se déroule dans votre entreprise. Dans cet esprit, vous devez en apprendre le plus possible à ce sujet en dressant une liste détaillée de tout ce qui est nécessaire à la bonne marche de votre entreprise et à une analyse approfondie. Si vous avez plusieurs départements, vous devez savoir comment chacun d'eux fonctionne. Si vous êtes une personne seule, énumérez tout ce que vous devez faire en une journée. Ce que vous devez comprendre ici, c'est ce qui doit être fait quotidiennement et quelles erreurs vous avez commises. Consultez vos employés et voyez s'ils ont des commentaires ou des suggestions qui peuvent améliorer le flux de travail.

Identifier les domaines sur lesquels se concentrer

L'analyse de chaque tâche à effectuer vous aidera à identifier les domaines clés sur lesquels vous devez vous concentrer. Une fois que vous savez dans quels domaines vous manquez, vous devriez chercher des moyens de vous améliorer. En identifiant les facteurs qui affectent l'efficacité de vos opérations, il devrait être plus facile de prévenir de futures baisses de productivité. Vous trouvez peut-être que les pannes de communication entre les employés entraînent de grosses erreurs et une perte de temps. C'est peut-être dû à des instructions peu claires ou un environnement de travail désagréable. Il est essentiel d'être conscient de ces problèmes afin de les traiter correctement.

Décomposez-le en tâches plus petites

Dans le cas où vos résultats montrent que les employés sont débordés par la quantité de travail qu'ils doivent gérer quotidiennement, vous devez penser à décomposer l'ensemble du processus en étapes plus petites et plus gérables. Gardez les tâches aussi simples que possible et célébrez les petites victoires car cela encouragera votre main-d'œuvre à rester productive.

Fixez vos priorités

En plus de diviser le processus de travail en morceaux plus petits, vous devez également définir vos priorités. Étant donné que certaines tâches sont plus importantes que d'autres, le classement des affectations sur une échelle de 1 à 10 signifie que les employés sauront à quelles tâches s'attaquer en premier. Une fois que ceux de la plus haute priorité sont terminés, les moins importants ne devraient pas être un problème pour terminer.

Automatisez vos processus

Pour une raison quelconque, de nombreuses entreprises négligent les grands avantages de la technologie. De nos jours, de nombreux processus peuvent être automatisés, alors pourquoi ne pas en tirer le meilleur parti? S'appuyer sur des logiciels et des applications pour rationaliser le flux de travail peut avoir de nombreux avantages. Par exemple, tout ce qui concerne les imprimantes sans fil auxquelles vous pouvez vous connecter en utilisant applications sur vos appareils Android grâce aux signatures électroniques et au remplissage automatique des formulaires, les moyens d'automatiser vos opérations ne manquent pas, vous permettant ainsi de gagner un temps précieux.

Créez un environnement inspirant

Une autre étape que vous devriez prendre pour améliorer le flux de travail consiste à créer un environnement de travail plus inspirant, si c'est ce qui cause les problèmes. De l'implémentation d'une mise en page qui rationalise la plupart des processus et l'intégration couleurs connues pour augmenter la productivité, jusqu'à ce qu'il n'y ait pas de conflits sur le lieu de travail, il y a beaucoup de choses à considérer ici. Un bureau qui encourage la confiance et le partage des problèmes va sûrement rendre les travailleurs plus productifs. De plus, assurez-vous que l'espace est propre et bien rangé, car l'encombrement ne fera que nuire à la concentration des employés et entraîner des erreurs.

Améliorer la communication entre les travailleurs

Nous avons mentionné précédemment que les mauvaises communications peuvent jouer un rôle préjudiciable à l'efficacité du flux de travail. C'est une excellente raison de commencer à améliorer la communication au bureau. Par exemple, comptez sur diverses plates-formes qui permettent une messagerie et une gestion des tâches faciles. De Basecamp à Asana, de Slack à Skype, il est facile de rester en contact et de s'assurer que tout se déroule comme prévu. Établissez le mode de communication préféré et assurez-vous que chaque employé en est conscient et sait comment l'utiliser. Encouragez-les à demander des éclaircissements s'ils ne sont pas sûrs d'une certaine tâche et n'hésitez pas à demander l'aide d'un supérieur. Un simple message ou deux pourrait tout clarifier tandis qu'une mauvaise communication peut conduire à des résultats désastreux.

En suivant les suggestions mentionnées ci-dessus, vous devriez être en mesure de voir certains changements dans le flux de travail et la sortie du bureau. Cependant, si cela ne suffit pas, vous devez réviser et affiner votre stratégie jusqu'à ce que vous trouviez une approche qui fonctionne le mieux pour vous et votre organisation.

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