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Come migliorare l'efficienza del flusso di lavoro nel tuo ufficio

Non importa se lavoriamo da casa o in ufficio, spesso ci ritroviamo a perdere la concentrazione e ad essere meno produttivi. Ci sono molte ragioni per questo, dal non amare il lavoro che dobbiamo semplicemente essere stanchi. Tuttavia, uno dei principali fattori che può portare a una diminuzione della motivazione è una cattiva organizzazione del flusso di lavoro. Di seguito sono elencati alcuni suggerimenti che possono aiutarti a migliorare l'efficienza del flusso di lavoro della tua azienda.

Analizza il tuo flusso di lavoro attuale

È probabile che tu non sia veramente a conoscenza del processo di lavoro che si svolge nella tua azienda. Con questo in mente, devi imparare il più possibile su di esso facendo un elenco dettagliato di tutto ciò che è necessario per il tuo business per funzionare senza intoppi e analizzarlo a fondo. Se hai diversi dipartimenti, devi sapere come funzionano ciascuno di essi. Se sei un'operazione di una sola persona, elenca tutto ciò che devi fare in un giorno. Quello che devi capire qui è ciò che deve essere fatto su base giornaliera e quali errori hai commesso. Consultare i dipendenti e vedere se hanno feedback o suggerimenti che possono migliorare il flusso di lavoro.

Individua le aree su cui concentrarti

L'analisi di ogni attività che deve essere eseguita ti aiuterà a identificare le aree chiave su cui devi concentrarti. Una volta che sai quali aree ti mancano, dovresti cercare modi per migliorare. Identificando i fattori che influenzano l'efficienza delle operazioni, dovrebbe essere più facile prevenire future riduzioni della produttività. Forse scopri che le interruzioni nella comunicazione tra i dipendenti comportano grandi errori e una perdita di tempo. Forse è dovuto a istruzioni poco chiare o un ambiente di lavoro spiacevole. È fondamentale essere consapevoli di questi problemi al fine di affrontarli adeguatamente.

Suddividilo in compiti più piccoli

Nel caso in cui i risultati mostrino che i dipendenti sono sopraffatti dalla quantità di lavoro che devono affrontare quotidianamente, è necessario pensare di suddividere l'intero processo in passaggi più piccoli che sono più gestibili. Mantieni i compiti il ​​più semplice possibile e celebra le piccole vittorie in quanto incoraggeranno la tua forza lavoro a rimanere produttiva.

Imposta le tue priorità

Oltre a spezzare il processo di lavoro in blocchi più piccoli, devi anche impostare le tue priorità. Considerando quanto determinati compiti siano più importanti di altri, classificare i compiti su una scala da 1 a 10 significa che i dipendenti sapranno quali compiti affrontare per primi. Una volta compiuti quelli con la massima priorità, quelli meno importanti non dovrebbero essere un problema da terminare.

Automatizza i tuoi processi

Per qualche ragione, molte aziende trascurano i grandi benefici della tecnologia. Al giorno d'oggi, molti processi possono essere automatizzati, quindi perché non sfruttarli al meglio? Affidarsi a software e app per semplificare il flusso di lavoro può avere molti vantaggi. Ad esempio, qualsiasi cosa, dalle stampanti wireless a cui puoi connetterti utilizzando applicazioni sui tuoi dispositivi Android alle firme elettroniche e alla compilazione automatica dei moduli, i modi per automatizzare le tue operazioni abbondano così risparmierai sicuramente del tempo prezioso.

Crea un ambiente stimolante

Un altro passo da fare per migliorare il flusso di lavoro è la creazione di un ambiente di lavoro più stimolante, se questo è ciò che sta causando i problemi. Dall'implementazione di un layout che semplifica la maggior parte dei processi e l'integrazione colori noti per aumentare la produttività, per garantire l'assenza di conflitti sul posto di lavoro, ci sono molte cose da considerare qui. Un ufficio che incoraggia la fiducia e la condivisione dei problemi renderà sicuramente i lavoratori più produttivi. Inoltre, assicurarsi che lo spazio sia pulito e ordinato poiché il disordine influirà solo negativamente sulla concentrazione dei dipendenti e porterà a errori.

Migliorare la comunicazione tra i lavoratori

Abbiamo accennato in precedenza che le cattive comunicazioni possono svolgere un ruolo dannoso nell'efficienza del flusso di lavoro. Questo è un ottimo motivo per iniziare a migliorare la comunicazione in ufficio. Ad esempio, fare affidamento su varie piattaforme che consentono una facile gestione dei messaggi e delle attività. Da Basecamp ad Asana, da Slack a Skype, è facile rimanere in contatto e assicurarsi che tutto vada secondo i piani. Stabilire il modo preferito di comunicare e assicurarsi che ogni dipendente ne sia consapevole e sappia come utilizzarlo. Incoraggiali a chiedere chiarimenti se non sono sicuri di un determinato compito e non esitano ad avvicinarsi a un superiore per chiedere aiuto. Solo un messaggio o due potrebbero chiarire tutto mentre la cattiva comunicazione può portare a risultati disastrosi.

Seguendo i suggerimenti sopra menzionati, dovresti essere in grado di vedere alcune modifiche nel flusso di lavoro e nell'output dell'ufficio. Tuttavia, se ciò non bastasse, è necessario rivedere e perfezionare la strategia fino a quando non si trova un approccio che funzioni meglio per te e la tua organizzazione.

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