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オフィスのワークフロー効率を改善する方法

自宅で仕事をしていてもオフィスで仕事をしていても、私たちは集中力を失い、生産性が低下することがよくあります。 これには多くの理由があります。仕事が好きではなく、単に疲れているだけです。 ただし、モチベーションの低下につながる可能性のある主な要因のXNUMXつは、ワークフローの編成が悪いことです。 以下に、ビジネスのワークフロー効率を高めるのに役立つヒントをいくつか示します。

現在のワークフローを分析する

おそらく、あなたはあなたの会社で起こっている仕事のプロセスを本当に気づいていないでしょう。 それを念頭に置いて、ビジネスを円滑に実行し、徹底的に分析するために必要なすべての詳細なリストを作成して、できる限り多くのことを学ぶ必要があります。 複数の部門がある場合は、それぞれの部門がどのように機能するかを知る必要があります。 一人で操作する場合は、XNUMX日でやらなければならないことをすべてリストします。 ここで把握する必要があるのは、毎日何をする必要があるか、そしてあなたが犯している間違いです。 従業員に相談し、ワークフローを改善できるフィードバックや提案があるかどうかを確認してください。

注目すべき分野を特定する

実行する必要があるすべてのタスクの分析は、焦点を当てる必要がある主要な領域を識別するのに役立ちます。 不足している領域を特定したら、改善する方法を探す必要があります。 運用の効率に影響する要因を特定することで、将来の生産性の低下を防ぐことが容易になります。 おそらく、従業員間のコミュニケーションが途切れると、大きなエラーと時間の損失が発生することがわかります。 不明な指示や 不快な職場環境。 これらの問題に適切に対処するには、これらの問題を認識することが不可欠です。

それを小さなタスクに分解する

従業員が日常的に処理しなければならない作業量に圧倒されていることを結果が示す場合、プロセス全体をより管理しやすい小さなステップに分解することを検討する必要があります。 タスクをできるだけシンプルに保ち、従業員の生産性を維持するための小さな勝利を祝います。

優先順位を設定します

ワークプロセスを小さなチャンクに分割することに加えて、優先順位を設定する必要もあります。 特定のタスクが他のタスクよりも重要であると考えると、割り当てを1〜10のスケールでランク付けすることは、従業員がどのタスクを最初に取り組むべきかを知ることを意味します。 最も優先度の高いものが終了したら、重要度の低いものを問題にすべきではありません。

プロセスを自動化する

何らかの理由で、多くの企業がテクノロジーの大きなメリットを見落としています。 現在、多くのプロセスを自動化できるので、それを最大限に活用してみませんか? ソフトウェアとアプリに頼ってワークフローを合理化すると、多くの特典が得られます。 たとえば、ワイヤレスプリンターからすべてを使用して接続することができます Androidデバイス上のアプリケーション 電子署名やフォームへの自動入力など、操作を自動化する方法が豊富にあるため、貴重な時間を確実に節約できます。

刺激的な環境を作成する

ワークフローを改善するために取るべき別のステップは、それが問題の原因である場合、より刺激的な作業環境を作成することです。 ほとんどのプロセスを合理化するレイアウトの実装から 生産性を高めることが知られている色、職場での対立がないことを確認するためのすべての方法、ここで考慮すべきことがたくさんあります。 信頼と共有の問題を助長するオフィスは、労働者の生産性を高めるでしょう。 さらに、混乱が従業員の集中力に悪影響を及ぼし、ミスを招くだけであるため、スペースをきれいに整頓してください。

労働者間のコミュニケーションを改善する

誤解は、ワークフローの効率性に有害な役割を果たす可能性があることを前述しました。 これは、オフィス周辺のコミュニケーションの改善を開始する大きな理由です。 たとえば、簡単なメッセージングとタスク処理を可能にするさまざまなプラットフォームに依存します。 BasecampからAsanaまで、SlackからSkypeまで、連絡を取り合い、すべてが計画どおりに進んでいることを簡単に確認できます。 望ましいコミュニケーション方法を確立し、すべての従業員がそれを認識し、使用方法を知っていることを確認します。 特定のタスクについて確信が持てず、上司に助けを求めることをためらわない場合は、明確化を求めるよう促します。 XNUMXつまたはXNUMXつのメッセージですべてを明確にすることができますが、誤解は悲惨な結果につながる可能性があります。

上記の提案に従うことにより、オフィスのワークフローと出力のいくつかの変更を確認できるはずです。 ただし、それだけでは不十分な場合は、自分と組織に最適なアプローチが見つかるまで、戦略を修正および改善する必要があります。

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