Lifestyle

Hoe u de workflow-efficiëntie in uw kantoor kunt verbeteren

Het maakt niet uit of we thuis of op kantoor werken, we merken vaak dat we onze focus verliezen en minder productief zijn. Daar zijn veel redenen voor, van het niet leuk vinden van de baan tot het moe zijn. Een belangrijke factor die kan leiden tot een afname van de motivatie is echter een slechte workfloworganisatie. Hieronder vindt u enkele tips die u kunnen helpen de workflow-efficiëntie van uw bedrijf te verbeteren.

Analyseer uw huidige workflow

De kans is groot dat u zich niet echt bewust bent van het werkproces dat zich binnen uw bedrijf afspeelt. Met dat in gedachten, moet u er zoveel mogelijk over leren door een gedetailleerde lijst te maken van alles wat nodig is om uw bedrijf soepel te laten verlopen en het grondig te analyseren. Als u meerdere afdelingen heeft, moet u weten hoe elk van hen werkt. Als u een eenmanszaak bent, vermeld dan alles wat u op een dag moet doen. Wat u hier moet uitzoeken, is wat u dagelijks moet doen en welke fouten u heeft gemaakt. Raadpleeg uw medewerkers en kijk of ze feedback of suggesties hebben die de workflow kunnen verbeteren.

Identificeer de gebieden waarop u zich wilt concentreren

Analyse van elke taak die moet worden gedaan, helpt u bij het identificeren van de belangrijkste gebieden waarop u zich moet concentreren. Als u eenmaal weet op welke gebieden u ontbreekt, moet u zoeken naar manieren om te verbeteren. Door de factoren te identificeren die van invloed zijn op de efficiëntie van uw activiteiten, zou het gemakkelijker moeten zijn om toekomstige productiviteitsdalingen te voorkomen. Wellicht merkt u dat storingen in de communicatie tussen de medewerkers tot grote fouten en tijdverlies leiden. Misschien komt het door onduidelijke instructies of een onaangename werkomgeving. Het is essentieel om op de hoogte te zijn van deze problemen om er adequaat mee om te gaan.

Verdeel het in kleinere taken

Als uit uw resultaten blijkt dat de werknemers overweldigd zijn door de hoeveelheid werk waarmee ze dagelijks te maken hebben, moet u erover nadenken het hele proces op te splitsen in kleinere stappen die beter beheersbaar zijn. Houd taken zo eenvoudig mogelijk en vier kleine overwinningen, want dat moedigt uw personeel aan om productief te blijven.

Bepaal uw prioriteiten

Naast het opdelen van het werkproces in kleinere stukjes, moet je ook je prioriteiten stellen. Gezien het feit dat bepaalde taken belangrijker zijn dan andere, betekent het rangschikken van opdrachten op een schaal van 1 tot 10 dat werknemers weten welke taken ze het eerst moeten uitvoeren. Zodra die met de hoogste prioriteit zijn bereikt, zullen de minder belangrijke geen probleem zijn om te voltooien.

Automatiseer uw processen

Om de een of andere reden zien veel bedrijven de grote voordelen van technologie over het hoofd. Tegenwoordig kunnen veel processen worden geautomatiseerd, dus waarom zou u er niet het beste van maken? Een beroep doen op software en apps om de workflow te stroomlijnen, kan veel voordelen hebben. Bijvoorbeeld alles, van draadloze printers waarmee u verbinding kunt maken applicaties op uw Android-apparaten elektronische handtekeningen en het automatisch invullen van formulieren, de manieren om uw activiteiten te automatiseren zijn er in overvloed, zodat u zeker kostbare tijd bespaart.

Creëer een inspirerende omgeving

Een andere stap die u moet nemen om de workflow te verbeteren, is het creëren van een meer inspirerende werkomgeving, als dat de problemen veroorzaakt. Van het implementeren van een layout die de meeste processen stroomlijnt en incorporeert kleuren waarvan bekend is dat ze de productiviteit verhogen, om er zeker van te zijn dat er geen conflicten op de werkvloer zijn, zijn er veel zaken waar u rekening mee moet houden. Een kantoor dat vertrouwen aanmoedigt en problemen deelt, zal de arbeiders zeker productiever maken. Zorg er bovendien voor dat de ruimte schoon en netjes is, want rommel zal de concentratie van de werknemers alleen maar nadelig beïnvloeden en tot fouten leiden.

Verbeter de communicatie tussen werknemers

We hebben eerder vermeld dat miscommunicatie een nadelige rol kan spelen in de efficiëntie van de workflow. Dit is een goede reden om de communicatie op kantoor te verbeteren. Vertrouw bijvoorbeeld op verschillende platforms die eenvoudige berichtenuitwisseling en taakafhandeling mogelijk maken. Van Basecamp tot Asana, van Slack tot Skype, het is gemakkelijk om contact te houden en ervoor te zorgen dat alles volgens plan verloopt. Bepaal de gewenste manier van communiceren en zorg ervoor dat elke medewerker hiervan op de hoogte is en weet hoe hij deze moet gebruiken. Moedig hen aan om om verduidelijking te vragen als ze niet zeker zijn van een bepaalde taak en aarzel niet om een ​​superieur om hulp te vragen. Slechts een paar berichten kunnen alles verduidelijken, terwijl miscommunicatie tot rampzalige resultaten kan leiden.

Door de bovengenoemde suggesties te volgen, zou u enkele veranderingen in de workflow en output van het kantoor moeten kunnen zien. Maar als dat niet genoeg is, moet u uw strategie herzien en verfijnen totdat u een aanpak vindt die het beste bij u en uw organisatie past.

Over de auteur

beheerder

Reactie toevoegen

Klik hier om een ​​reactie te plaatsen