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Cinco maneiras pelas quais as pequenas empresas podem economizar dinheiro com o fax on-line

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O envio de fax desempenha um papel significativo no sucesso de todas as empresas. Pode ajudar a obter assinaturas, enviar documentos, comunicar e fazer uma grande variedade de coisas para pequenas empresas. Embora muitas empresas ainda utilizem aparelhos de fax convencionais, o fax on-line tornou-se incrivelmente famoso ao longo dos anos, à medida que mais estabelecimentos procuram otimizar todas as suas operações comerciais. Atualmente, as pequenas empresas podem tirar proveito do fax via Internet para receber e enviar fax de maneira segura e confiável de qualquer lugar usando um tablet, smartphone ou PC de maneira eficiente e econômica pela Internet.

Muitos empresários substituíram os aparelhos de fax físicos por provedores de serviços de fax online. Empresas como eFax e muitos outros na indústria oferecem serviços de qualidade às empresas que permitem melhorar a produtividade, economizar tempo e minimizar custos. Se você é um gerente comercial novato em fax via internet, aqui estão algumas das maneiras pelas quais o fax on-line economiza o dinheiro do seu estabelecimento.

  1. Você terá custos mínimos de inicialização

Geralmente, os custos iniciais de fax via Internet para os pequenos empresários são bem mais baixos porque eles não precisam comprar uma linha telefônica ou um aparelho de fax. Tudo é baseado na nuvem, o que significa acesso rápido e fácil a partir de qualquer lugar. Segundo as estatísticas, o fax via internet pode economizar sua empresa em até 85% nos custos de inicialização e em cerca de 34% nos custos mensais do uso de um servidor de fax convencional.

  1. Você evitará todos os custos associados aos aparelhos de fax físicos

A outra maneira notável de o fax via Internet economizar o dinheiro da sua empresa é impedir que você se preocupe com os custos da operação de aparelhos de fax físicos. Embora essas máquinas sejam bastante úteis, elas estão longe de serem baratas. Você precisa pagar por tinta, toner, papéis e pagar por sua manutenção quando necessário. Todos esses custos podem subir ainda mais se sua empresa precisar de mais de uma máquina para lidar com as necessidades de comunicação.

Para começar, a compra de uma máquina de fax pode custar centenas ou até milhares de dólares. O fax via Internet, por outro lado, permite receber e enviar faxes muito rápido e sem qualquer máquina. Seus faxes também podem ser armazenados on-line, o que pode economizar muito espaço, além dos custos de armazenamento físico. Além de mudar para o fax via Internet, economizando muito dinheiro, também ajuda a reduzir o desperdício da empresa, o que ajuda a conservar o meio ambiente.

  1. Você pode personalizar o fax via Internet com base em suas necessidades

O uso de um aparelho de fax convencional para sua comunicação comercial não oferece espaço suficiente para personalização. No passado, se você enviasse apenas um fax em um mês ou muitos deles todos os dias, teria que pagar pela máquina e por todos os outros custos associados. Felizmente, com o fax online, esse não é mais o caso. A maioria dos provedores de serviços de fax on-line oferece uma ampla variedade de pacotes diferentes para atender às necessidades de comunicação de qualquer estabelecimento. Seja você uma operação pequena ou grande, sempre haverá um pacote para suas necessidades. Isso o ajudará a pagar apenas pelos serviços que você normalmente está usando.

Se sua comunicação comercial precisar mudar ao longo do caminho, você não precisa se preocupar. A maioria desses provedores de serviços é incrivelmente escalável e pode mover você para baixo ou para cima de um plano quando precisar de mais páginas recebidas ou enviadas a cada mês. Ao usar o fax via internet, você gastará apenas o que precisa e evitará desperdiçar dinheiro que pode ser usado para expandir seus pequenos negócios.

  1. Sua equipe será mais produtiva e eficiente

Um dos custos mais altos que muitas empresas iniciantes encontram ao administrar empresas é a equipe, portanto, você gostaria de aproveitar ao máximo o tempo e as habilidades de seus funcionários. A maneira como você faz negócios e simplifica suas operações como uma pequena empresa pode desempenhar um papel significativo para garantir mais eficiência. Infelizmente, se um trabalhador estiver gastando dez minutos ou mais recebendo ou enviando um documento através de uma máquina de fax, você acabará desperdiçando muitas horas de trabalho da equipe. Essa é uma grande ineficiência e, quanto mais horas de trabalho são desperdiçadas pelos funcionários, mais tempo valioso sua empresa perde.

O fax on-line, por outro lado, é bastante simples, e um funcionário pode fazer isso de sua mesa enquanto continua trabalhando em tarefas comerciais mais importantes. Não leva muito tempo e também garante que os membros da sua equipe trabalhem da maneira mais produtiva e eficiente possível. No sentido convencional, o fax on-line pode não economizar dinheiro, mas fazer com que seus funcionários gastem um tempo mínimo recebendo e enviando faxes e mais tempo concentrando-se no trabalho deles ajudará seus resultados a longo prazo.

  1. Você terá uma carga administrativa menor

O fax via Internet economiza muito tempo, especialmente quando se trata de classificar faxes ilegíveis e indesejáveis ​​e também arquivar algumas cópias impressas para referência futura. Suas macros e filtros de email podem arquivar automaticamente todos os faxes enviados ao seu email em pastas específicas. Esses faxes podem ser compartilhados posteriormente na empresa ou armazenados no banco de dados da organização para recuperação rápida quando você quiser usá-los em transações comerciais. Com o fax on-line, você pode até receber alertas automatizados em seu smartphone que permitem saber sempre que um documento comercial importante foi enviado a você.

Conclusão

Existem muitas pessoas, pequenas empresas e até grandes organizações que ainda usam aparelhos de fax para receber e enviar documentos e correspondências comerciais. Se sua organização já mudou para o fax on-line, você tem sorte porque o fax via internet economizará tempo e dinheiro à sua empresa. No entanto, se sua empresa ainda preferir que o aparelho de fax convencional receba e envie faxes, esperamos que você tenha aprendido como o fax via Internet pode beneficiar sua empresa e que você pode mudar de idéia.

O fax on-line pode economizar muito dinheiro e também tornar sua pequena empresa bastante competitiva, principalmente se você depende de fax para comunicação, obtenção de clientes e vendas. Lembre-se de que o ambiente de negócios continua evoluindo; portanto, mudar a maneira como você conduz os negócios e implementar novas tecnologias de negócios é crucial para o sucesso.

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