Stil de viață

Cum să îmbunătățiți eficiența fluxului de lucru în biroul dvs.

Nu contează dacă lucrăm de acasă sau într-un birou, de multe ori ne găsim pierzând accentul și suntem mai puțin productivi. Există multe motive pentru acest lucru, de la a nu-i place meseria, trebuie doar să fim obosiți. Cu toate acestea, un factor major care poate duce la scăderea motivației este organizarea proastă a fluxurilor de muncă. Mai jos sunt prezentate câteva sfaturi care vă pot ajuta să creșteți eficiența fluxului de lucru al afacerii dvs.

Analizați-vă fluxul de lucru curent

Este posibil să nu știți cu adevărat procesul de lucru care se desfășoară în compania dvs. Având în vedere acest lucru, trebuie să înveți cât de mult poți despre asta, făcând o listă detaliată a tot ceea ce este necesar pentru ca afacerea ta să funcționeze fără probleme și să o analizeze în detaliu. Dacă aveți mai multe departamente, trebuie să știți cum funcționează fiecare dintre ele. Dacă sunteți o operație cu o singură persoană, enumerați tot ceea ce trebuie să faceți într-o zi. Ceea ce trebuie să vă dați seama aici este ceea ce trebuie făcut zilnic și ce greșeli ați făcut. Consultați angajații și vedeți dacă au feedback sau sugestii care pot îmbunătăți fluxul de lucru.

Identificați zonele pe care să vă concentrați

Analiza fiecărei sarcini care trebuie efectuate vă va ajuta să identificați domeniile cheie pe care trebuie să vă concentrați. După ce știi ce zone îți lipsesc, ar trebui să cauți modalități de îmbunătățire. Identificând factorii care afectează eficiența operațiunilor dvs., ar trebui să fie mai ușor să preveniți scăderea viitoare a productivității. Poate că descoperiți că defalcările în comunicarea dintre angajați au ca rezultat erori mari și pierderi de timp. Poate că se datorează instrucțiunilor neclare sau un mediu de lucru neplăcut. Este vital să fii conștient de aceste probleme pentru a le trata în mod adecvat.

Împărțiți-l în sarcini mai mici

În cazul în care rezultatele dvs. arată că angajații sunt copleșiți de munca pe care trebuie să o facă zilnic, trebuie să vă gândiți la descompunerea întregului proces în pași mai mici, care să fie mai ușor de gestionat. Mențineți sarcinile cât mai simplu și sărbătoriți victorii mici, deoarece acestea vor încuraja forța de muncă pentru a rămâne productiv.

Stabiliți-vă prioritățile

Pe lângă faptul că rupeți procesul de lucru în bucăți mai mici, trebuie să vă stabiliți prioritățile. Văzând cum anumite sarcini sunt mai importante decât altele, clasarea misiunilor pe o scară de la 1 la 10 înseamnă că angajații vor ști ce sarcini trebuie abordate mai întâi. Odată ce cele cu cea mai mare prioritate sunt realizate, cele mai puțin importante nu ar trebui să fie o problemă de terminat.

Automatizează procesele

Din anumite motive, o mulțime de companii trec cu vederea marile beneficii ale tehnologiei. În zilele noastre, o mulțime de procese pot fi automatizate, așa că de ce să nu profitați la maxim? Bazându-vă pe software și aplicații pentru a eficientiza fluxul de lucru poate avea multe avantaje. De exemplu, orice, de la imprimante fără fir la care vă puteți conecta aplicații pe dispozitivele tale Android la semnături electronice și completarea automată a formularelor, modalitățile de automatizare a operațiunilor abundă, astfel încât cu siguranță veți economisi un timp prețios.

Creați un mediu inspirator

Un alt pas pe care ar trebui să-l faceți pentru a îmbunătăți fluxul de lucru este crearea unui mediu de lucru mai inspirat, dacă asta provoacă problemele. De la implementarea unui layout care eficientizează majoritatea proceselor și încorporarea culori cunoscute pentru a stimula productivitatea, până la asigurarea că nu există conflicte la locul de muncă, există multe lucruri de luat în considerare aici. Un birou care încurajează încrederea și schimbul de probleme va face cu siguranță lucrătorii mai productivi. În plus, asigurați-vă că spațiul este curat și ordonat, deoarece dezordinea va afecta doar concentrația angajaților și va duce la greșeli.

Îmbunătățirea comunicării între lucrători

Am menționat mai devreme că comunicările greșite pot juca un rol dăunător în eficiența fluxului de lucru. Acesta este un motiv minunat pentru a începe îmbunătățirea comunicării în jurul biroului. De exemplu, bazați-vă pe diverse platforme care permit mesageria ușoară și gestionarea sarcinilor. De la Basecamp la Asana, de la Slack la Skype, este ușor să rămâi în legătură și să te asiguri că totul decurge conform planului. Stabiliți modalitatea preferată de comunicare și asigurați-vă că fiecare angajat este conștient de aceasta și știe să o folosească. Încurajează-i să ceară lămuriri dacă nu sunt siguri de o anumită sarcină și nu ezită să se apropie de un superior. Doar un mesaj sau două ar putea clarifica totul, în timp ce comunicarea greșită poate duce la rezultate dezastruoase.

Urmărind sugestiile menționate mai sus, ar trebui să puteți vedea unele modificări în fluxul de lucru și la ieșirea din birou. Cu toate acestea, dacă acest lucru nu este suficient, trebuie să vă revizuiți și să vă perfecționați strategia până când veți găsi o abordare care să funcționeze cel mai bine pentru dvs. și organizația dvs.

admin

Adaugă comentariu

Faceți clic aici pentru a posta un comentariu