Livsstil

Hur du förbättrar effektiviteten i arbetsflödet på ditt kontor

Det spelar ingen roll om vi arbetar hemifrån eller på ett kontor, vi tycker ofta att vi tappar fokus och är mindre produktiva. Det finns många orsaker till detta, från att inte gilla jobbet vi har till helt enkelt att vara trött. En viktig faktor som kan leda till minskad motivation är dock dålig arbetsflödesorganisation. Nedan följer några tips som kan hjälpa dig att öka effektiviteten i ditt arbetsflöde.

Analysera ditt nuvarande arbetsflöde

Chansen är stor att du inte riktigt känner till den arbetsprocess som pågår i ditt företag. Med det i åtanke måste du lära dig så mycket du kan om det genom att göra en detaljerad lista över allt som är nödvändigt för att ditt företag ska fungera smidigt och noggrant analysera det. Om du har flera avdelningar måste du veta hur var och en av dem fungerar. Om du är en enmansoperation, listar allt du behöver göra på en dag. Vad du behöver ta reda på här är vad som måste göras dagligen och vilka misstag du har gjort. Konsultera dina anställda och se om de har någon feedback eller förslag som kan förbättra arbetsflödet.

Identifiera områdena att fokusera på

Analys av alla uppgifter som måste utföras hjälper dig att identifiera viktiga områden som du behöver fokusera på. När du vet vilka områden du saknar bör du leta efter sätt att förbättra. Genom att identifiera de faktorer som påverkar effektiviteten i dina operationer bör det vara lättare att förhindra framtida minskningar av produktiviteten. Du kanske tycker att haverier i kommunikationen mellan de anställda resulterar i stora fel och tidsförlust. Det kanske beror på oklara instruktioner eller en obehaglig arbetsmiljö. Det är viktigt att vara medveten om dessa problem för att hantera dem på ett adekvat sätt.

Dela upp det i mindre uppgifter

Om dina resultat visar att de anställda är överväldigade med hur mycket arbete de måste ha med dagligen måste du tänka på att dela upp hela processen i mindre steg som är mer hanterbara. Håll uppgifterna så enkla som möjligt och fira små segrar eftersom det kommer att uppmuntra din arbetskraft att vara produktiv.

Ställ in dina prioriteringar

Förutom att du delar upp arbetsprocessen i mindre bitar måste du också ange dina prioriteringar. Att se hur vissa uppgifter är viktigare än andra, att rangordna uppdrag på en skala från 1 till 10 betyder att anställda kommer att veta vilka uppgifter de ska ta itu med först. När de med högsta prioritet är klar bör de mindre viktiga inte vara ett problem att avsluta.

Automatisera dina processer

Av någon anledning förbiser många företag de stora fördelarna med teknik. Numera kan många processer automatiseras, varför inte utnyttja det mesta? Att lita på programvara och appar för att effektivisera arbetsflödet kan ha många förmåner. Till exempel allt från trådlösa skrivare som du kan ansluta till med applikationer på dina Android-enheter att elektroniska signaturer och automatiskt fylla i formulär finns sätten att automatisera din verksamhet i överflöd så att du säkert kommer att spara lite dyrbar tid.

Skapa en inspirerande miljö

Ett annat steg du bör ta för att förbättra arbetsflödet är att skapa en mer inspirerande arbetsmiljö, om det är det som orsakar problemen. Från att implementera en layout som effektiviserar de flesta processer och integrerar färger kända för att öka produktiviteten, hela vägen för att säkerställa att det inte finns några konflikter på arbetsplatsen, det finns många saker att tänka på här. Ett kontor som uppmuntrar tillit och delningsproblem kommer säkert att göra arbetarna mer produktiva. Se till att utrymmet är rent och snyggt eftersom röran bara kommer att påverka de anställdas koncentration och leda till misstag.

Förbättra kommunikationen mellan arbetarna

Vi nämnde tidigare att felkommunikation kan spela en skadlig roll för effektiviteten i arbetsflödet. Detta är en bra anledning att börja förbättra kommunikationen runt kontoret. Lita till exempel på olika plattformar som möjliggör enkel meddelanden och uppgiftshantering. Från Basecamp till Asana, från Slack till Skype är det enkelt att hålla kontakten och se till att allt går enligt plan. Fastställa det föredragna sättet att kommunicera och se till att varje anställd är medveten om det och vet hur man använder det. Uppmuntra dem att be om förtydliganden om de inte är säkra på en viss uppgift och inte tveka när de kontaktar en överordnad för att få hjälp. Bara ett meddelande eller två kan klargöra allt medan felkommunikation kan leda till katastrofala resultat.

Genom att följa ovannämnda förslag bör du kunna se några förändringar i kontorsflödet och utdata. Men om det inte räcker måste du ändra och förfina din strategi tills du hittar en strategi som bäst fungerar för dig och din organisation.

Om författaren

administration

Lägg till kommentar

Klicka här för att skriva en kommentar