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Como melhorar a eficiência do fluxo de trabalho em seu escritório

Não importa se trabalhamos em casa ou no escritório, geralmente nos perdemos o foco e somos menos produtivos. Existem muitas razões para isso, desde não gostarmos do trabalho que temos até estarmos cansados. No entanto, um fator importante que pode levar a uma diminuição da motivação é uma organização ruim do fluxo de trabalho. Listadas abaixo estão algumas dicas que podem ajudá-lo a aumentar a eficiência do fluxo de trabalho da sua empresa.

Analise seu fluxo de trabalho atual

As chances são de que você não esteja realmente ciente do processo de trabalho que ocorre na sua empresa. Com isso em mente, você precisa aprender o máximo que puder sobre isso, fazendo uma lista detalhada de tudo o que é necessário para o seu negócio funcionar sem problemas e analisá-lo completamente. Se você possui vários departamentos, precisa saber como cada um deles opera. Se você é uma operação individual, liste tudo o que precisa fazer em um dia. O que você precisa descobrir aqui é o que precisa ser feito diariamente e que erros você tem cometido. Consulte seus funcionários e veja se eles têm algum feedback ou sugestão que possa melhorar o fluxo de trabalho.

Identifique as áreas em que se concentrar

A análise de todas as tarefas que precisam ser realizadas ajudará a identificar as principais áreas nas quais você precisa se concentrar. Depois de saber em quais áreas você está carente, procure maneiras de melhorar. Ao identificar os fatores que afetam a eficiência de suas operações, deve ser mais fácil evitar futuras reduções de produtividade. Talvez você ache que falhas na comunicação entre os funcionários resultam em grandes erros e perda de tempo. Talvez seja devido a instruções pouco claras ou um ambiente de trabalho desagradável. É vital estar ciente desses problemas para lidar adequadamente com eles.

Divida-o em tarefas menores

Caso seus resultados mostrem que os funcionários estão sobrecarregados com a quantidade de trabalho com que lidam diariamente, é necessário pensar em dividir todo o processo em etapas menores e mais fáceis de gerenciar. Mantenha as tarefas o mais simples possível e celebre pequenas vitórias, pois isso incentivará sua força de trabalho a permanecer produtiva.

Defina suas prioridades

Além de dividir o processo de trabalho em partes menores, você também precisa definir suas prioridades. Vendo como certas tarefas são mais importantes que outras, classificar atribuições em uma escala de 1 a 10 significa que os funcionários saberão quais tarefas devem ser executadas primeiro. Uma vez concluídos os de maior prioridade, os menos importantes não devem ser um problema para finalizar.

Automatize seus processos

Por alguma razão, muitas empresas ignoram os grandes benefícios da tecnologia. Atualmente, muitos processos podem ser automatizados. Por que não aproveitar ao máximo? Depender de software e aplicativos para otimizar o fluxo de trabalho pode ter muitas vantagens. Por exemplo, tudo, desde impressoras sem fio às quais você pode se conectar usando aplicativos em seus dispositivos Android para assinaturas eletrônicas e preenchimento automático de formulários, existem muitas maneiras de automatizar suas operações, para que você economize um tempo precioso.

Crie um ambiente inspirador

Outra etapa que você deve executar para melhorar o fluxo de trabalho é criar um ambiente de trabalho mais inspirador, se é isso que está causando os problemas. Desde a implementação de um layout que simplifique a maioria dos processos e incorporando cores conhecidas por aumentar a produtividade, todo o caminho para garantir que não haja conflitos no local de trabalho, há muitas coisas a considerar aqui. Um escritório que incentive a confiança e o compartilhamento de problemas certamente tornará os trabalhadores mais produtivos. Além disso, garanta que o espaço esteja limpo e arrumado, pois a desordem só afetará adversamente a concentração dos funcionários e levará a erros.

Melhorar a comunicação entre os trabalhadores

Mencionamos anteriormente que as falhas de comunicação podem desempenhar um papel prejudicial na eficiência do fluxo de trabalho. Esse é um ótimo motivo para começar a melhorar a comunicação no escritório. Por exemplo, confie em várias plataformas que permitem fácil gerenciamento de mensagens e tarefas. Do Basecamp ao Asana, do Slack ao Skype, é fácil manter contato e garantir que tudo corra conforme o planejado. Estabeleça a maneira preferida de se comunicar e garanta que todos os funcionários estejam cientes disso e saibam usá-lo. Incentive-os a pedir esclarecimentos se não tiverem certeza sobre uma determinada tarefa e não hesitarem em pedir ajuda a um superior. Apenas uma ou duas mensagens podem esclarecer tudo, enquanto a falta de comunicação pode levar a resultados desastrosos.

Seguindo as sugestões mencionadas acima, você poderá ver algumas alterações no fluxo de trabalho e na saída do escritório. No entanto, se isso não for suficiente, você precisará revisar e refinar sua estratégia até encontrar uma abordagem que funcione melhor para você e sua organização.

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